その良し悪しは別として、ビジネスにおいてEメールが使われるシーンはまだまだ多い。ウィークデイにおいて、１通もメールを送受信しないというビジネスマンはいないだろう。
そんな、いまだビジネスの中心ツールであるメール利用シーンの中でまれに、そして概ね重要な場面で発生することが多いのが、口頭で伝えるべきか、メールで送るべきかと悩む局面である。社会人経験がそれなりにある方なら、一度や二度ではないはずだ。
そして、このメールのやり取りをちょっと間違えるだけで発生するすれ違いは、なかなかに無視できないほどである。手遅れになると、一生取り返しがつかないほど人間関係に深い溝ができることがあり、個人的にそういった場面を何度か見てきた。
今回は特に、外部ではなく内部、つまり同僚や上司とうまく仕事を進めていくために重要な、「メールか口頭か」を考えてみたい。
メールの方がいい場合
と言っておいてなんだが、対社内において「メールの方がいい」という局面は存外少ない。そもそも、メールはあくまでテキスト情報でしかなく、その時の感情や熱量、相手に対する慮りを文字のみで表現することは、相当なライティングスキルを持ち合わせていても難しい。たとえ傍目には完璧な文章に見えたとしても、受け取る側の評価まではコントロールできないからだ。
唯一あるとしたら、履歴を残したほうがよい場合だろう。「言った言わない」はビジネスの現場において往々にしてあるシチュエーションで、１度経験すると、2度としたくないものの最上位に位置する事象である。いわゆる「報連相」の「連絡」にあたる部分は、記録が残るメールがベストだろう。
口頭の方がいい場合
■結果がわかりきっている相談
■結果がわかりきっている相談
社内調整の局面では、どう考えても結論は火を見るより明らかなのに、上司の承認が必要なことがある。しかしこれを丁寧にメールでやると、上司には「承認するメールを書く」という仕事がひとつ増える。内心は「こんなこといちいちメールで書くなよ……」と思っていることだろう。そういった時は「AはBということになりましたが、いいですよね？」と口頭で事前に確認しておこう。
後ほどメールで「先程○○さんに口頭でご相談し承認を得たのですが……」と書けば、上司の仕事はひとつ減り、エビデンスとしても機能する。
■物理的距離が近い
エンジニアや総務など内勤が続く職種の場合、隣にその人が座っているのにメールでやり取りをすることが往々にしてある。「今送るのもちょっと気まずいから、トイレに立った時にしよう」など、よくわからないことに気を揉んだりするのだ。
そんな物理的に近くにいる人には、なるべく口頭で伝えることを意識した方がよい。隣に座っているのに、何でもかんでもメールで伝えようとするのは、たとえそれが完璧な仕事ぶりであっても、コミュニケーションを放棄しているとみなされても仕方ない。「目を合わせて話す」ことの力は、想像している以上に大きなものなのだ。
■反対の意見を表明するとき
仕事内容に対して、自分はそうは思わない、それではまずいと思う場合、一旦口頭で相談したほうが良い。それがクリエイティブな内容で、決定が個人の好みに大きく左右される場合ならなおさらだ。
明らかな事実誤認を指摘する以外、基本的にメールで議論をするのはやめたほうがよい。お互いにおとなしく席に座っているように見えて、その内心、腸が煮えくり返るほどの思いでメールを書いている、という光景をたまに目にする。メールのやり取りというのは、基本的にはディスカッションには向かないのだ。
誰かの仕事に対して「それは好ましくない（と私は思う）」と言う必要がある場合、メールで行うとそれは「攻撃」であり「非難」となるが、同じことを本人に口頭で伝えると、それは「相談」になる。「ここのところ、君はこう言ったけど僕はこう思うんだ」といった具合に。
仕事でもめるのは、その方法であることがほとんどだ。通常みんな同じ方向、例えばいいものを作りたいとか、売上を上げたいとかと考えており、そこに至るためのやり方が違うだけである。大抵のことは相談によって解決できるという前提で望むべきであり、要するに、ちょっとこれは揉めそうだなと思ったら、横着せずに対面で話せ、ということだ。
確かに、メールは楽だ。相手がいくら嫌いでも、要件だけを無言でキーボードに叩きこんで、「送信」ボタンを押せば済むのだから。それに対し、フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションは面倒かもしれない。特にコミュニケーションがあまりうまくない人、自信がない人にとっては億劫でもあるだろう。しかし、やっぱりどんなことにも共通することだが、楽な方を選んではいい結果にはならない。やることはやってる、完璧にこなしているといくら主張しても、集団で仕事をしている以上、人間関係を築けなかったり、他人から評価されないようでは所詮二流なのだ。